Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính (Phần I)

Soạn thảo văn bản hành chính – Kỹ năng quan trọng nhất của công chức

Công việc chính của công chức là gì? Đó chính là soạn thảo văn bản. Cho dù bạn đang công tác ở lĩnh vực nào, tài chính, xây dựng, nông nghiệp hay công nghệ thông tin, kết quả công việc của bạn thường kết thúc bằng một văn bản nào đó. Đó có thể là công văn, tờ trình, báo cáo, hoặc lớn hơn thì là Thông tư, Nghị định. Nói không ngoa, soạn thảo văn bản là kỹ năng quan trọng nhất của công chức. Kỹ năng soạn thảo văn bản cũng là nội dung được đưa vào chương trình học bồi dưỡng kỹ năng quản lý nhà nước. Tuy nhiên không phải công chức nào cũng nắm vững và sử dụng thành thạo kỹ năng này. Ở đây, tôi xin tổng kết một số kinh nghiệm tôi có được sau một thời gian làm việc trong môi trường Nhà nước.

I. Các lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản:

1. Sai thể thức trình bày văn bản:

Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định”.

Các lỗi sai thể thức thường gặp là:

– Chọn sai loại văn bản: Mỗi loại văn bản có thể thức trình bày khác nhau với mục đích sử dụng khác nhau, việc chọn sai loại văn bản sẽ làm cho văn bản trở nên buồn cười, nặng hơn là là mất đi hiệu lực thi hành của văn bản đó.

– Thiếu, sai thể thức của một trong các thành phần cấu tạo nên văn bản đó, như: quốc hiệu; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh và ngày tháng năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên của người ký; nơi nhận; thành phần khác.

– Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến trong văn bản: viết tắt một cụm từ quá dài, viết tắt một cụm từ không thông dụng sẽ làm người đọc khó chịu vì phải suy luận xem chữ viết tắt đó là gì. Theo quy định, chỉ được viết tắt một số cụm từ thông dụng như UBND, HĐND.

– Trích yếu quá dài, trích yếu không phản ánh đúng nội dung chính của văn bản: Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Trích yếu phục vụ cho việc nắm bắt nhanh nội dung văn bản và phục vụ cho công tác tìm kiếm văn bản được dễ dàng, vì vậy nếu trích yếu quá dài (tôi đã thấy có những trích yếu dài đến 4 dòng mặc dù không cần thiết phải như vậy) hoặc không phải ánh được nội dung chính của văn bản thì: (1) Sẽ làm tốn thời gian của người đọc, đặc biệt đối với người đọc là lãnh đạo, họ chỉ cần đọc lướt trích yếu để chuyển cho các bộ phận chuyên môn thực hiện; (2) Gây hiểu nhầm về nội dung văn bản dẫn đến xử lý, chỉ đạo nhầm; (3) Gây bất tiện cho bộ phận văn thư khi vào sổ công văn; (4) Khó nhớ nội dung trích yếu, làm ảnh hưởng đến việc sử dụng, trích dẫn, tìm kiếm văn bản về sau này”.

– Lỗi copy – paste: Ngày nay việc soạn thảo trên máy vi tính đã thành phổ biến thì cũng có một loại lỗi mới nảy sinh do copy từ văn bản nọ sang văn bản kia mà chưa sửa triệt để, thành ra nội dung văn bản bị “râu ông nọ cắm cằm bà kia”.

– Lỗi soạn thảo, lỗi chính tả.

– Sử dụng ngôn ngữ, văn phong không phù hợp: Soạn thảo văn bản hành chính cần sử dụng văn phong hành chính, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Không nên sử dụng văn nói, từ lóng, từ nước ngoài (trừ những từ không có từ thay thế tương đương trong tiếng Việt). Nhiều người khi soạn thảo văn bản mắc bệnh sáo rỗng, bệnh hình thức cho nên nội dung văn bản rất dài mà vẫn không rõ ý khiến người đọc rất mất thời gian.

– Nơi nhận chưa phù hợp: Nơi nhận là phần quan trọng của văn bản, đặc biệt là với các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo điều hành vì nó quyết định những đơn vị nào sẽ nhận được văn bản để biết và thực hiện. Thường xảy ra 2 trường hợp: (1) Thiếu đơn vị, cá nhân cần có; (2) Thừa đơn vị, cá nhân nhận chỉ để biết, không thực sự cần thiết. Để xác định đúng, đủ thành phần nhận cần phải có kinh nghiệm và hiểu rõ về vấn đề nêu trong văn bản, có thể tham khảo các mẫu văn bản tương tự để rút ra kinh nghiệm.

– Viện dẫn thiếu thành phần của văn bản: Ví dụ phải nêu đầy đủ “Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” khi nhắc đến lần đầu và “Thông tư số 01/2011/TT-BNV” khi nhắc lại trong văn bản, nếu nói Thông tư 01 là chưa đầy đủ.

2. Sai kỹ thuật trình bày văn bản:

Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, “Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.”

Sai kỹ thuật trình bày là một lỗi rất phổ biến trong soạn thảo văn bản, cụ thể những lỗi hay gặp như sau:

– Nhầm khổ giấy và định lề trang văn bản: Trong các máy tính, máy in hiện nay, do chế độ mặc định khổ giấy và lề ở nước ngoài khác ở Việt Nam, nên nếu khi soạn thảo văn bản không chú ý đặt lại thì rất sẽ mắc phải lỗi này. Văn bản in ra giấy A4 mà để cỡ giấy Letter thì thường chữ sẽ bị bé đi, lề trên, lề dưới to, văn bản sẽ mất cân đối.

– Sai phông chữ:

Phông chữ Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Quy định trước đây là dùng phông VnTime của bộ mã TCVN (ABC) nhưng hiện nay để đảm bảo truyền số liệu qua mạng mà không bị xảy ra hiện tượng lỗi phông chữ, đa số mọi ngươi đã chuyển sang dùng phông Times New Roman thuộc bộ mã Unicode (Thông tư số 01/2011/TT-BNV có quy định điều này). Tuy nhiên một số người khi copy lại mẫu văn bản cũ không biết hoặc không có ý thức chuyển mã phông văn bản nên dẫn đến một số văn bản hiện nay vẫn sử dụng phông VnTime, tệ hơn là trong một văn bản lẫn lộn cả 2 loại phông chữ. Điều này làm người sau muốn thực hiện thao tác chuyển mã phông cũng rất bất tiện.

Thao tác chuyển mã phông với bộ gõ Unikey rất đơn giản:

Bước 1: Copy đoạn văn bản cần chuyển mã

Bước 2: Ấn chuột phải vào ký hiệu của Unikey ở taskbar góc phải bên dưới màn hình, chọn Chuyển mã nhanh. Màn hình sẽ hiện ra cửa sổ thông báo: “Successfully converted RTF clipboard”.

Bước 3: Paste vào đoạn văn bản cần chuyển mã. Thế là xong.

–  Sai cỡ chữ, kiểu chữ, dùng nhiều cỡ chữ, kiểu chữ trong một khổ văn bản: Cái này thường do thói quen, do copy từ văn bản cũ chưa sửa lại, do tư duy thẩm mỹ (thích trình bày đẹp mà không để ý trình bày như vậy là sai kỹ thuật).

– Định dạng đoạn văn bản sai hoặc không thống nhất định dạng trong cả văn bản: Điều này cũng thường do lỗi copy – paste. Một số lỗi định dạng hay thấy như: không dàn đều 2 lề (justify), không thụt đầu dòng khi xuống dòng, giãn cách không hợp lý.

– Lỗi định dạng do chức năng automatic numbering/bulleting của MSWord: Với chế độ này, lề trái của cả một đoạn văn bản sẽ bị thụt vào trong, trông rất xấu và không phù hợp với cách trình bày văn bản của Việt Nam. Ngoài ra còn xuất hiện nhiều ký tự để đánh dấu dầu dòng không theo chuẩn trình bày của văn bản hành chính.

– Đánh số thứ tự các phần, chương, mục, điều, khoản, điểm chưa thống nhất hoặc đánh nhầm thứ tự.

– Quên đánh số trang với những văn bản có từ 2 trang trở lên.

– Quên điền số, ngày công văn vào phụ lục kèm theo văn bản.

6 thoughts on “Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính (Phần I)

    1. Cảm ơn bạn. Mình cũng hi vọng bài viết sẽ giúp ích phần nào cho những cán bộ, công chức mới bắt đầu làm quen với công tác soạn thảo văn bản.

  1. Kute

    Cảm ơn chị nhiều nhé. Em mới ra trường đi làm, muốn tìm hiểu về soạn thảo văn bản, gặp ngay bài của chị, rất bổ ích ạ. Bên cạnh đọc được bài viết này, e xem các bài khác cũng bổ ích, ý nghĩa không kém. :) Cảm thấy vui vẻ quá, cảm ơn chị đã chia sẻ!!!

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s