Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính (Phần II)

II. Các bước soạn thảo một văn bản hành chính.

Trong phần I tôi đã tổng kết một số lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản hành chính. Vậy làm cách nào để tránh được những lỗi trên và soạn thảo được văn bản có nội dung tốt, đúng thể thức, kỹ thuật trình bày? Từ kinh nghiệm bản thân, tôi thấy quá trình soạn thảo văn bản cần đi qua các bước như sau:

1. Xác định loại văn bản cần soạn thảo:

Tùy vào nội dung, mục đích của văn bản mà chúng ta sẽ chọn loại văn bản tương ứng. Thông thường cần soạn loại văn bản nào thì Lãnh đạo đã chỉ đạo, chuyên viên chỉ thực hiện theo tuy nhiên trường hợp mình là người đề xuất loại văn bản thì cần suy nghĩ kỹ. Các cặp hay bị nhầm lẫn khi lựa chọn là công văn – tờ trình, nghị quyết – quyết định, quy chế – quy định, chương trình – kế hoạch, thông báo – chỉ thị.

2. Tìm mẫu văn bản tương ứng với loại văn bản:

Cố gắng tận dụng các mẫu có sẵn. Bạn có thể xin hoặc tự tạo ra các mẫu văn bản hay dùng. Thời đại vi tính hiện nay thì việc này rất dễ dàng, tuy nhiên cần kiểm tra, đối chiếu với quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản để chỉnh sửa, hoàn thiện mẫu trước khi sử dụng và chú ý cập nhật khi quy định thay đổi. Điều này sẽ giúp bạn:

– Tiết kiệm thời gian trình bày, định dạng văn bản;

– Tránh được nhiều lỗi thể thức, kỹ thuật.

Cần chú ý tránh lỗi copy – paste khi sử dụng các mẫu văn bản có sẵn.

Các văn bản do Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ luôn là một gợi ý tốt vì họ là những đơn vị ban hành ra quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

Nếu bạn chưa có mẫu nào và phải soạn thảo một văn bản mới tinh thì hãy bắt đầu với Thông tư số 01/2011/TT-BNV để hoàn thiện một mẫu của riêng mình. Bạn nên kiếm một bản cứng văn bản đã phát hành của cơ quan để học tập về cách trình bày. Các bước để tạo một mẫu văn bản như sau:

– Định dạng khổ giấy, lề: một số người cho rằng cứ hoàn chỉnh hết nội dung rồi sẽ định dạng sau, tuy nhiên theo tôi việc này phải làm trước tiên. Thứ nhất để cho đỡ quên, cá nhân tôi đã nhiều lần phải in lại văn bản chỉ vì vẫn để khổ giấy Letter, rất lãng phí giấy. Thứ hai, định dạng giấy, lề ngay thì khi soạn thảo mình sẽ điều chỉnh cách trình bày các thành phần của văn bản theo đúng khổ giấy, lề chuẩn luôn, đỡ phải mất công chỉnh lại nếu định dạng sau.

– Tạo mẫu phần đầu của văn bản: bao gồm quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số, ký hiệu, ngày tháng năm, tên loại văn bản, trích yếu, kính gửi. Kinh nghiệm là tất cả các yếu tố được bố trí thành 2 cột thì nên đưa vào các ô bảng (table) để dễ căn chỉnh.

– Tạo mẫu phần kết của văn bản: Chức vụ, họ tên người ký, Nơi nhận.

– Định dạng phần thân văn bản.

Thế là chúng ta đã có một mẫu văn bản để sử dụng.

– Khi sử dụng mẫu ta cần hoàn chỉnh (điền thông tin) vào các yếu tố trong phần đầu và phần kết của mẫu.

 3. Viết phần thân văn bản:

Đây là phần quan trọng nhất của văn bản, dĩ nhiên. Viết thế nào cho hay, cho đúng là cả một nghệ thuật. Ngoài ra, người ta thường nói “văn mình, vợ người”, vì vậy có khi mình thấy mình viết hay rồi mà sếp chê dở thì cũng không thành công. Cán bộ mới nên học tập cách hành văn của những đồng nghiệp cùng phòng có kinh nghiệm nắm được thói quen trình bày cũng như “khẩu vị” văn bản của Lãnh đạo.

Sau đây tôi xin nói về phần thân của một số văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật.

Viết văn bản hành chính cũng không khác gì viết một bài tập làm văn, có mở bài, thân bài và kết bài.

a) Mở bài:

Phần mở bài của công văn, tờ trình thường bắt đầu bằng:

“Căn cứ Thông tư/Nghị định/công văn …” (có thể căn cứ một hoặc một số văn bản có liên quan)

“Thực hiện ý kiến chỉ đạo của …”, “Thực hiện công văn số …”

“Phúc đáp công văn số …”, “Nhận được công văn số …”,

“Ngày …, <đơn vị A> có công văn số … đề nghị triển khai …”

Tiếp theo là một câu chuyển

“sau khi nghiên cứu, <cơ quan ban hành văn bản> :”

“<cơ quan ban hành văn bản> báo cáo như sau/có ý kiến như sau:”

“<cơ quan ban hành văn bản> đã xây dựng/triển khai…”

“<cơ quan ban hành văn bản> nhận thấy…”

Đó là các cách mở đầu phổ biến, theo lối mòn, thường áp dụng với các văn bản để trả lời, thực hiện một văn bản khác. Tuy nhiên, đối với Tờ trình, đặc biệt là khi trình các vấn đề mới, khó, phức tạp thì phần mở bài thường bắt đầu bằng cách khái quát hiện trạng, nêu ra vấn đề vướng mắc đang cần giải quyết.

Còn đối với Quyết định hành chính thì mở bài chỉ là:

“Căn cứ … <một loạt các văn bản có liên quan>;

Theo đề nghị của … (tại Tờ trình số …)”

b) Thân bài:

Trình bày rõ vấn đề và nêu các yêu cầu, đề xuất, kiến nghị, giải pháp. Văn bản nên có bố cục rõ ràng, nên chia thành các phần, mục, đoạn để người đọc dễ nắm bắt thông tin. Xưa nay tôi sợ nhất đọc các văn bản mà cả một trang chỉ thấy duy nhất một đoạn dài lê thê.

Một số bố cục văn bản có thể tham khảo như sau:

Bố cục Báo cáo:

1. Tình hình, kết quả triển khai

2. Thuận lợi, khó khăn, bài học kinh nghiệm.

3. Kiến nghị, đề xuất.

Bố cục công văn trả lời, góp ý:

1. Về vấn đề A

2. Về vấn đề B

Hoặc

1. Ý kiến chung

2. Ý kiến cụ thể

Theo ý kiến cá nhân của tôi, không nên đưa những câu chung chung, vô thưởng vô phạt vào các văn bản trả lời, góp ý. Việc này làm loãng thông tin và không có giá trị đối với đơn vị nhận được văn bản của mình.

Bố cục Tờ trình:

1. Trình bày hiện trạng, khó khăn vướng mắc, nguyên nhân

2. Kiến nghị, đề xuất.

Tránh việc chỉ nêu ra vấn đề để xin ý kiến chỉ đạo mà không đưa ra được bất cứ giải pháp nào. Nên nêu ít nhất một giải pháp. Nếu có nhiều giải pháp thì nên phân tích ưu, nhược điểm của từng giải pháp và đề xuất chọn giải pháp mình thấy hợp lý hơn.

Bố cục Quyết định: một quyết định thường được chia làm 3 điều.

Điều 1: Nội dung vấn đề được quyết định.

Điều 2: Trách nhiệm/nhiệm vụ của các đơn vị có liên quan.

Điều 3: Tổ chức thực hiện. Nội dung của Điều này thường được trình bày như sau:

“<Trưởng đơn vị văn phòng/hành chính>, <Trưởng đơn vị trực tiếp thực hiện theo Điều 1, Điều 2>, <Trưởng đơn vị có liên quan> chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.”

Đa số các Quyết định được ngầm định là có hiệu lực kể từ ngày ký. Đối với các Quyết định mà ngày hiệu lực xảy ra trước hoặc sau ngày ký thì có thể thêm Điều về hiệu lực văn bản hoặc gộp chung vào Điều 2, Điều 3.

Khi soạn văn bản nên dùng câu đơn cho ngắn gọn, dễ hiểu, hạn chế dùng câu ghép, câu phức, câu có nhiều trạng ngữ, bổ ngữ dài. Mỗi vấn đề độc lập nên xuống dòng, đặc biệt là đối với các kiến nghị, đề xuất, tránh gộp thành một câu dài với nhiều dấu chấm phẩy (;).

Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản hành chính là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, tránh văn nói, tránh dùng những từ cảm tính. Có thể sử dụng các tính từ, trạng từ để nhấn mạnh nhưng không nên lạm dụng. Một văn bản với quá nhiều từ “rất”, “hết sức”, “vô cùng” sẽ khiến người đọc mệt mỏi và giá trị nhấn mạnh của từ cũng bị giảm đi. Mặt khác, văn bản hiện nay, đặc biệt là trong các báo cáo, hay sử dụng những từ giảm nhẹ như “khá”, “hơi”, “tương đối”. Thực ra những từ này xuất phát từ bệnh thành tích và bệnh hình thức. Người sử dụng muốn bao che cho một kết quả chưa thực sự tốt, hoặc bản thân người đó cũng không đánh giá được mức độ thành công của kết quả.

Các vấn đề liên quan đến số liệu, nhất là các số liệu lặp lại theo thời gian, theo đối tượng nên trình bày thành bảng biểu cho tiện theo dõi. Các bảng biểu lớn nên đưa ra phụ lục và mở ngoặc ghi “(Chi tiết theo phụ lục đính kèm)”.

Các văn bản yêu cầu trả lời, góp ý nên có thời hạn cụ thể, ngoài ra có thể có thêm tên người, địa chỉ liên lạc để tiện hỏi thông tin.

Các văn bản yêu cầu báo cáo cần có mẫu biểu cụ thể kèm theo. Nên có hướng dẫn về cách ghi mẫu biểu để tránh sự hiểu sai về tiêu chí trong mẫu biểu.

c) Kết bài

Thông thường cuối văn bản ta có một câu kết để văn bản khỏi bị hẫng, cuối của câu này là dấu chấm hết (./.) để thể hiện kết thúc văn bản. Một số câu kết hay được sử dụng như sau:

“Kính trình <lãnh đạo> xem xét, chỉ đạo/phê duyệt/quyết định./.”

“Trân trọng cảm ơn./.”

“Rất mong sự hợp tác từ phía Quý cơ quan./.”

“Kính đề nghị <cơ quan A> phối hợp thực hiện./.>

“<Cơ quan ban hành> có ý kiến như trên, đề nghị <cơ quan A> nghiên cứu/xem xét, tham khảo/tổng hợp./.”

4. Kiểm tra lại văn bản trước khi in:

Bước này rất quan trọng, nếu không kiểm tra kỹ, có thể phải in lại nhiều lần lãng phí giấy, nguy hiểm hơn là nếu nội dung có sai sót mà được phát hành ra ngoài thì sẽ khó thu hồi lại được. Cần đọc kỹ lại văn bản một lượt và kiểm tra các nội dung sau:

– Định dạng khổ giấy, lề, phông chữ, cỡ chữ, đoạn văn bản, số trang.

– Trích yếu văn bản đúng chưa (nhiều khi copy văn bản sửa phần thân mà quên sửa trích yếu).

– Ngày tháng văn bản, đặc biệt là năm vì khi chuyển năm ta vẫn dùng mẫu văn bản từ năm cũ chuyển sang nên rất dễ nhầm.

– Phần căn cứ đã ghi đúng và đủ chưa.

– Chức danh, tên người ký đúng chưa (có đôi khi sếp ta đã lên chức trưởng mà ta lại copy văn bản từ thời sếp còn là phó, khi đó thật là nguy hiểm).

– Nơi nhận đã phù hợp chưa.

– Số tiền bằng chữ và số tiền bằng số phải khớp nhau.

– Số thứ tự các phần, chương, điều, khoản, mục, điểm đã liên tục chưa.

– Lỗi chính tả, lỗi soạn thảo.

– Điều chỉnh lại văn bản cho đẹp. Tránh những lỗi sau:

+ Có 1 chữ bị xuống dòng: Ví dụ như chữ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thì chữ Nam lại nhảy xuống dòng dưới. Khi đó có thể chọn chức năng Character spacing để co chữ lên dòng trên.

+ Trang cuối của văn bản chả có gì ngoài phần chữ ký và Nơi nhận. Khi đó, co lại vào một trang hoặc nên giãn ra để trang cuối có ít nhất một dòng kết văn bản.

+ Đầu mục của đoạn nằm ở cuối trang. Khi đó, nên chuyển nó sang hẳn trang sau.

5. In văn bản và kiểm tra lại lần nữa trên bản cứng.

6. Ký nháy (nếu cần) và kẹp cùng các văn bản trình kèm.

III. Một số lưu ý khi trình bày các bảng biểu:

– Bảng biểu kèm theo công văn thường có 3 phần:

+ Phần đầu: Tên cơ quan ban hành, tên bảng biểu. Nếu là bảng kèm theo công văn thì phía dưới tên bảng phải ghi “(Kèm theo công văn/tờ trình/… số … ngày …/…/… của …)”. Tên bảng thường được căn giữa trang in. Nếu có nhiều bảng biểu thì số thứ tự của bảng được bố trí ở góc trái phía trên cùng của trang.

+ Thân bảng: Dòng tiêu đề của bản nên để chữ đậm, căn giữa. Cột có số tiền căn phải. Các cột khác thì tùy nội dung mà căn cho phù hợp.

+ Chữ ký của người lập bảng, người duyệt và thủ trưởng đơn vị (một số bảng không có phần này). Ngày tháng năm của bảng tùy mẫu mà có thể nằm ở phần đầu hoặc nằm trên phần chữ ký của thủ trưởng.

– Các bảng có nhiều số liệu, số liệu cần phải tính toán nên lập trên excel để tránh sai sót, đồng thời dễ căn chỉnh khi in. Các bảng biểu kéo dài nhiều trang thì để lặp lại dòng tiêu đề ở các trang sau, trong MSWord thì chọn “Repeat Header Row”, nếu trong MSExcel thì vào Printile để chọn “Rows to repeat at top”.

– Bảng có số tiền cần nêu rõ đơn vị tính và nên có số tiền bằng chữ ở dưới thân bảng.

– Định dạng tiền Việt Nam là dấu chấm để ngăn hàng và dấu phẩy để cách phần thập phân. Rất chú ý điều này vì các máy tính thường mặc định Local settings cho số là theo kiểu Mỹ, tức là dấu phẩy để ngăn hàng và dấu chấm để cách thập phân.

– Định dạng ngày tháng theo kiểu Việt Nam là ngày, tháng, năm, nhưng định dạng kiểu Mỹ lại là tháng, ngày, năm. Nếu không chú ý đổi định dạng thì khi in ra sẽ gây nhầm lẫn.

– Nên căn chỉnh để các chữ nằm ở center của từng ô, nằm ở top hoặc bottom nhìn sẽ không đẹp.

– Các bản trong excel cần được căn chỉnh và soi lại trước khi in để tránh xảy ra có trang chỉ có một dòng hoặc một cột.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s